CUMA : Quand le succès de leurs services impose un virage numérique

Voici l’opportunité à laquelle est confrontée la Coopérative d’utilisation de matériel agricole (CUMA) de l’Estrie. Sa vocation est de servir ses membres à travers le partage de divers équipements et machineries agricoles. Ce modèle d’économie circulaire, où les ressources sont mises en commun entre les membres, a apporté d’indéniables bénéfices aux producteurs de la région depuis 28 ans. Ayant une volonté d’augmenter le nombre de membre pouvant bénéficier de leurs services, les gestionnaires ont eu l’envie d’explorer des pistes de développement pour la coopérative. Pour relever ce défi, la CUMA de l’Estrie a entrepris une démarche de transformation numérique; témoignant ainsi de son engagement à optimiser ses services pour mieux servir ses membres.

Confrontée à une croissance rapide et à des processus opérationnels non optimaux, la CUMA de l’Estrie a constaté le besoin de moderniser ses pratiques pour répondre plus efficacement à cette évolution. C’est en discutant avec leur conseillère du développement économique de la MRC qui leur a été suggéré de se tourner vers des partenaires stratégiques pour bénéficier de leur expertise et de leur appui financier, notamment à travers le programme Mon succès numérique du réseau des CCTT pour le diagnostic et possiblement le fonds Vitalité entrepreneuriale – volet virage numérique de la MRC de Coaticook pour la mise en place de la solution.

Ce projet ambitieux, né de la nécessité d’optimiser les opérations de la CUMA, illustre parfaitement comment des outils numériques adaptés peuvent réduire les contraintes administratives et améliorer la qualité du service client. La mise en œuvre de solutions innovantes pour automatiser le processus de facturation et le suivi de l’utilisation des équipements a été rendue possible grâce à la collaboration étroite entre la MRC de Coaticook qui est membre de l’APDEQ, un CCTT spécialisé dans l’optimisation des processus appelé Innovlog et le Réseau des centres collégiaux de transfert de technologie (Synchronex). Cela permettra une réduction significative des temps consacrés à la création des rapports internes et à la reddition de comptes, ainsi qu’une collecte efficace de données informatives sur l’utilisation des services de la coopérative. Cela se traduira par une amélioration notable des opérations de la coopérative et des services offerts à ses membres.

"Cette collaboration multidisciplinaire et multisectorielle, orchestrée par le conseiller en transformation numérique du Réseau des CCTT, incarne l’esprit d’innovation et de partenariat qui anime le développement économique régional."

Une collaboration qui porte ses fruits

Cynthia Corbeil met en lumière le rôle prépondérant des activités agricoles, tant directes qu’indirectes, dans l’économie de la région de Coaticook. « Contribuer à l’essor d’une des composantes de ce secteur permet donc de maintenir les activités agricoles de la région et de les rendre plus pérennes grâce à la diminution des coûts d’exploitation », déclare la coordonnatrice de l’économie circulaire de la MRC. Toutefois, la croissance de la CUMA de l’Estrie s’est heurtée à une complexité administrative grandissante, limitant son expansion et ses services. La gestion manuelle des données via des fichiers Excel était devenue inefficace et chronophage.

La nécessité de recourir à l’expertise de spécialistes en numérique est devenue évidente pour accompagner la croissance de la coopérative. C’est ainsi que la MRC de Coaticook, engagée dans le développement de la coopérative, a fait appel au Réseau des CCTT qui offre un programme spécialisé dans l’offensive de transformation numérique.

Innovlog, le CCTT en logistique a été sélectionné comme partenaire privilégié pour son expertise en transformation numérique et en optimisation des processus. Leur expertise a été essentielle pour la réussite de ce projet.

Le centre de recherche en optimisation des processus a posé les bases d’une transformation numérique réussie pour la CUMA en fournissant des recommandations pour une gestion automatisée efficace, une cartographie des processus administratifs optimisés et un cahier des charges pour la gestion automatisée de l’information. L’intégration de solutions numériques adaptées découle d’une analyse minutieuse du modèle d’entreprise et des services, prenant en compte les différentes perspectives des utilisateurs, des gestionnaires et d’autres parties prenantes.

Le directeur du service-conseil d’Innovlog, Francisco Diaz, souligne le caractère innovant de ce projet, intégrant l’application de bonnes pratiques d’affaires et le transfert de notions de valorisation des données pour des organismes qui n’y avaient pas recours auparavant. Il insiste également sur les avantages de la numérisation des opérations, permettant à la CUMA de mieux suivre l’utilisation de ses équipements, d’améliorer la qualité du service aux membres et de réduire les délais de traitement des données, tout en offrant la possibilité d’intégrer d’autres technologies telles que la localisation par GPS pour un suivi plus précis de l’utilisation des équipements.

En bout de ligne, c’est une collaboration qui a permis à tous les organismes impliqués de sortir gagnants, propulsant ainsi la coopérative vers l’ère numérique avec brio.

Des pratiques novatrices qui peuvent germer ailleurs et alimenter le développement économique

Les solutions et les outils déployés, bien qu’adaptés à la réalité spécifique de la CUMA de l’Estrie, peuvent servir d’inspiration à d’autres coopératives. L’expertise acquise et les pratiques mises en place par la CUMA ouvrent la voie à de nouvelles améliorations. Innovlog a par exemple proposé d’accompagner la CUMA dans le choix et le déploiement d’un progiciel de gestion intégrée, permettant ainsi d’optimiser davantage ses processus.

La CUMA de l’Estrie se distingue par son audace dans cette transformation numérique, comme l’indique Vincent Chouinard, conseiller en transformation numérique du réseau des CCTT. Il ajoute que les programmes comme Mon succès numérique sont essentiels pour soutenir de telles avancées pour les organismes. Il est convaincu que l’exemple de la CUMA encouragera d’autres organisations à emprunter cette voie. « Dans nos accompagnements depuis plusieurs années avec le Réseau des CCTT, le numérique est devenu indispensable à la croissance de nombreux organismes québécois ! »

Le virage numérique de la CUMA de l’Estrie n’est donc pas seulement un témoignage de sa propre évolution, mais aussi une inspiration pour d’autres organismes régionaux d’embrasser les avantages d’une transformation numérique.